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PANORAMA Ressources Humaines

Quand la gestion des temps de travail se complexifie

(06/06/2005) - par Maryse Gros

De nombreux secteurs d'activité requièrent de comptabiliser ou de planifier le temps de travail de leurs salariés. Les applications vont de la simple gestion des absences jusqu'à la mise en place d'emplois du temps soumis à diverses contraintes.


Les lois liées à la modulation des temps de travail ont conduit un nombre croissant de PME à s'équiper de logiciels de gestion des temps pour effectuer des tâches qu'elles réalisaient jusqu'alors manuellement. Les nouvelles dispositions ont souvent complexifié le suivi des absences ou la planification des horaires d'équipes (dans la grande distribution, le secteur hospitalier, la restauration...) Par ailleurs, pour soulager la charge de l'équipe administrative, couramment réduite à une personne dans les petites structures, la gestion des absences (congés, réduction du temps de travail, arrêts maladie...) s'opère de plus en plus en intranet. Les demandes sont saisies par les responsables hiérarchiques ou les salariés eux-mêmes. Une fois validées, elles aboutissent au service paie. Claire-Marie de Vulliod, consultante au CXP, scinde les logiciels de gestion de temps en six grands domaines fonctionnels : « la gestion des pointages, des absences, des activités, des accès, de la planification manuelle et de la planification par optimisation des horaires. » Parmi les fournisseurs de solutions, elle distingue, d'une part, les généralistes (de la paie, des ressources humaines ou de la gestion intégrée) et, d'autre part, les éditeurs spécialisés. Ces derniers, axés au départ sur les temps et les activités ou bien sur la planification optimisée, cherchent maintenant à couvrir l'ensemble de ces fonctions. C'est le cas, par exemple, de Holy-Dis qui propose à la fois le logiciel Planexa (planification), bien implanté dans la grande distribution, et Tempsia (gestion des temps). « Avec l'évolution des modèles d'organisation, nous avons développé une solution de gestion des temps compatible avec notre planification en sachant que ces deux produits devraient de plus en plus communiquer, explique Stéphane Chambareau, responsable marketing de Holy-Dis. Planexa établit les emplois du temps prévisionnels en fonction d'une charge de travail et de contraintes, Tempsia permet de vérifier les horaires qui ont été réellement effectués. » La différence entre les heures planifiées et réalisées peut être ensuite valorisée dans un logiciel de paie ou réinjectée dans des planifications futures. Ces solutions s'exploitent souvent avec des équipements de pointage (badgeuses) pour gérer les entrées et sorties du personnel. Elles sont utilisées depuis longtemps dans l'industrie, pour comptabiliser la durée du travail. « Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, un précalcul de la paie, des primes notamment, s'effectue dans les outils de gestion des temps », rappelle par ailleurs Véronique Montamat, directrice marketing de Sopra, éditeur du logiciel Pléiades. Ces outils ont gagné le secteur tertiaire (hôtellerie, restauration...), le milieu hospitalier et les collectivités locales. « Pour contrôler le temps de présence, valider les absences ou assurer une continuité de service en planifiant l'affectation des équipes, détaille Véronique Montamat. On voit aussi apparaître une gestion analytique par projet, notamment dans le secteur des services : l'activité d'une journée est décomposée en tâches. » Les éditeurs Horoquartz et Bodet confirment le développement du découpage par tâches, induit par la pression économique qui exige d'ajuster au mieux ses ressources. Fabrice Chausserais, responsable marketing de l'activité gestion des temps et contrôle des accès de Bodet, souligne aussi le développement de demandes spécifiques par métier. « Dans les collectivités locales, l'objectif est de gérer les compétences pour l'accueil au public. Dans les cliniques, la gestion de la transmission entre infirmières prime, ainsi qu'une répartition équitable des jours de repos. Dans la distribution, pour les grandes et moyennes surfaces, où les plannings se font pratiquement à la demi-journée, nous avons élaboré un modèle pour simplifier la gestion des différents types d'horaires. Enfin, dans l'industrie, nous descendons jusqu'au suivi des temps de production. » Dans l'offre modulaire d'Horoquartz figure également une application de gestion des temps liée aux outils de production, « ainsi qu'un module de planning pour affecter les res- sources en fonction des compétences requises », précise Ram Chapagain, directeur du développement des marchés de l'éditeur
Parmi les solutions disponibles, les PME disposent d'un choix assez large. « De nombreux fournisseurs ciblent différentes tailles d'entreprise avec plusieurs offres », fait remarquer Claire-Marie de Vulliod, du CXP. « GFI Chrono Time, par exemple, vise aussi bien les structures de 200 à 1 000 personnes, avec Gestor Easy, que les grands comptes avec son offre Chronogestor, cite-t-elle en exemple. De même que Horoquartz qui propose à la fois le produit packagé eTempo, pour des PME de 50 personnes, et l'offre eTemptation qui convient à des groupes de 15 000 salariés. Le logiciel Kelio Alfa de Bodet est adapté de 10 à 50 salariés, tandis que l'offre Equatis du même éditeur, s'adresse aux entreprises de 200 à 5000 salariés. Quant aux outils de planification de Delia et Equitime, tout dépend de la complexité des plannings à gérer, sachant qu'on débutera à partir de 30 ou 50 ressources au minimum. » Sopra et Arès, plus spécialisés dans les grands comptes, disposent néanmoins de plusieurs références sur le marché des PME. « Nous disposons de sept directions régionales et onze agences pour offrir un service de proximité », rappelle Ram Chapagain, d'Horoquartz. Quant à Bodet, créé en 1868 pour fabriquer des horloges d'édifice, il dit réaliser 70 % de son chiffre d'affaires avec des entreprises de moins de 500 salariés : « C'est vraiment notre coeur de cible, même si nous avons des clients comptant jusqu'à 3 000 salariés. » Le responsable marketing, Fabrice Chausserais, en profite pour rappeler que les PME réclament des outils simples d'utilisation. « Pour la planification, les entreprises recherchent une aide à la construction de planning. L'outil ne doit pas être trop compliqué à déployer. » Stéphane Chambareau, de Holy-Dis, confirme la nécessité d'adapter les outils de gestion de temps, passés des mains des spécialistes de la paie et des ressources humaines à celles des opérationnels. « Ils ont peu de temps à consacrer à ces tâches. Pour les simplifier, notre offre s'appuie sur un principe de guidage et de validations. »

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