(08/06/2006) - par Maryse Gros

Le progiciel de gestion intégré descend dans les PME après avoir fait ses armes dans la grande entreprise. Il existe une solution pour chaque entreprise, quels que soient son métier, sa taille et son budget.

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Le champ fonctionnel d'un PGI couvre la quasi-totalité des domaines qu'une entreprise doit gérer : finances, achats, ventes, logistique, paie, ressources humaines, projets, relations avec les clients et les fournisseurs, service après-vente et, même, pour les plus complets, gestion du cycle de vie des produits.
Ces solutions sont souvent désignées, par ceux qui les fournissent ou les utilisent, sous leur dénomination anglo-saxonne d'ERP (Enterprise Resources Planning, planification des ressources de l'entreprise). Cet acronyme illustre la capacité de l'application à prendre en compte l'ensemble des moyens dont dispose une entreprise.

Une seule base de données

La vocation du PGI consiste à exploiter les différentes briques qui le composent à partir de la même base de données et à dérouler entre ces briques des processus métiers transversaux. En mode intégré, toute information saisie dans l'un des modules est accessible en temps réel à partir de tout autre module susceptible d'exploiter cette information dans le déroulement du processus.
Dans le cas d'une entreprise de distribution, par exemple, le devis élaboré par l'équipe commerciale se transformera, après approbation, en un bon de commande récupéré par l'administration des ventes afin d'établir la facture à adresser au client. Dans le même temps, le service logistique pourra éditer le bon de préparation afin d'expédier la commande. A réception du règlement, le paiement sera validé par la comptabilité. Et l'enchaînement de ces tâches va s'effectuer sans aucune ressaisie de données.
Quel que soit le secteur d'activité dans lequel une PME évolue, il existe, très probablement, un PGI adapté à sa situation particulière.

Une PME sur deux possède déjà un PGI

Dans les entreprises, le PGI flambant neuf vient souvent remplacer un système de gestion vieillissant, constitué parfois d'un assemblage de plusieurs logiciels. Mais, le plus souvent, il succédera à un autre progiciel intégré puisque près de la moitié des PME en possède déjà un, à l'instar des grandes entreprises qui, de leur côté, en sont toutes équipées depuis plusieurs années.
« Nous considérons qu'une entreprise est équipée d'un PGI dès lors qu'elle exploite au moins deux grands modules fonctionnels acquis auprès d'un éditeur ayant effectivement développé une solution de gestion intégrée (NDLR : cf tableau), précise Alain Pétrissans, directeur études et conseil du pôle logiciels, services et infrastructure du cabinet d'études IDC France. La comptabilité et la paie, par exemple, ou encore la gestion commerciale et la gestion de production. »
Par la suite, la PME peut étendre son application en ajoutant d'autres briques proposées par l'éditeur du PGI, celles-ci venant s'intégrer avec celles déjà en place.

La profondeur fonctionnelle défie l'intégration

IDC note que le choix d'un progiciel intégré se fait, de plus en plus, au détriment des logiciels indépendants, spécialisés sur un domaine : la comptabilité, la gestion commerciale, le suivi de la production...
Longtemps, les deux options se sont opposées. le PGI, généraliste, couvre un ensemble de besoins plus large, mais sa richesse fonctionnelle est souvent moins approfondie que celle d'un logiciel indépendant plus ciblé.
En matière de gestion commerciale, par exemple, le logiciel spécialisé sera préféré s'il couvre les besoins d'un métier aux exigences spécifiques : l'agro-alimentaire ou le commerce de détail. Mais à l'inverse du PGI, il fonctionne de façon indépendante. Pour qu'il puisse échanger ses données avec les autres applications de l'entreprise, il faut lui développer des passerelles de communication, ce qui peut générer un surcoût non négligeable. L'import et l'export de données entre logiciels se fera ensuite, au choix de l'entreprise, en quasi temps réel, plusieurs fois par jour ou moins souvent.

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