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Choisir un logiciel pour créer des documents PDFPanorama

Des logiciels pour créer des documents PDF

(29/08/2006) - par Aurélie Chandèze

Nombreuses, les solutions permettant de générer des fichiers PDF peuvent aujourd'hui répondre à tous les besoins, qu'il s'agisse d'une simple conversion ou de fonctions d'édition avancées.


Créé par Adobe il y a une quinzaine d'années, le format PDF (Portable Document Format) est aujourd'hui très en vogue pour l'échange de documents. En effet, il permet de conserver la mise en forme et la présentation des documents, tant à la consultation qu'à l'impression, indépendamment de la plate-forme où les fichiers sont visualisés (MS Windows, Macintosh, Unix...). Il suffit d'installer un petit logiciel gratuit sur un poste pour pouvoir afficher les documents PDF. Le plus répandu de ces outils de visualisation est Adobe Acrobat Reader, mais il en existe d'autres. PDF est un format ouvert, que chacun peut utiliser selon ses besoins. Selon Adobe, plus de 1 800 fournisseurs dans le monde s'appuient sur ce format dans leurs solutions.
Si la consultation de fichiers PDF est accessible à tous, la création de documents peut nécessiter des logiciels spécifiques. De nombreuses solutions permettent de générer un document PDF, proposant une simple fonction de conversion comme dans les suites bureautiques Corel Word Perfect, StarOffice ou son équivalent libre OpenOffice. En revanche, dès lors que l'utilisateur souhaite disposer de fonctions avancées de sécurité ou d'édition, recourir à un outil uniquement conçu pour la conception de PDF s'impose.


Un processus de création très simple

Pour construire un document PDF, deux possibilités existent.
Première d'entre elles, transformer directement un fichier informatique en un PDF. Pour cela, il faut pouvoir ouvrir le fichier depuis une application disposant d'une fonction de génération de PDF intégrée (comme Corel Word Perfect) ou pouvant accéder à ces fonctions.
Seconde possibilité, numériser un document papier puis le convertir à partir d'un logiciel capable de générer du PDF. Généralement, cette fonction produit un PDF sous forme d'image : l'application d'un outil de reconnaissance optique de caractère (OCR) est alors conseillée si l'utilisateur veut pouvoir effectuer des recherches et des sélections dans le texte.
Dans les deux cas, la plupart des outils de génération de PDF existants procèdent de manière identique : pas besoin de lancer ces logiciels, ceux-ci passant par un pilote d'imprimante accessible depuis pratiquement toute application pouvant imprimer. Par exemple, il suffit d'ouvrir un fichier « doc » avec MS Word, de choisir le menu « imprimer » et de sélectionner l'imprimante PDF apparaissant dans la liste des imprimantes. Le fichier PDF est alors généré de manière automatique. Sur certains logiciels de création, l'utilisateur peut paramétrer la qualité du document à produire. Attention malgré tout, une qualité moyenne donnera un document léger, facile à envoyer par courriel, mais cela peut se traduire par une dégradation de la lisibilité à l'impression sur papier.


Enrichir les documents

Des fonctions permettent d'éditer les fichiers PDF pour les enrichir ou les modifier : fusion de plusieurs documents en un seul (ou inversement), ajouts de signets pour offrir un accès rapide aux différentes parties du document, insertion de liens ou de commentaires, voire édition des tableaux et images directement dans le PDF pour certains outils, plus riches fonctionnellement. Des versions encore plus sophistiquées permettent la création de formulaires électroniques au format PDF, directement éditables par les utilisateurs.
Les fichiers PDF peuvent être sécurisés : la plupart des outils de création disposent d'options permettant de bloquer certaines actions sur les fichier ainsi créés, comme la modification ou l'impression. L'utilisateur souhaitant intervenir sur un fichier protégé doit disposer d'un mot de passe pour pouvoir déverrouiller le document. Des options de cryptage sur 40 et 128-bit procurent également un certain degré de confidentialité sur les contenus au format PDF. Enfin, des filigranes permettent de marquer chaque page du document avec des informations sur la date de création l'auteur et les éventuelles modifications.
Pour l'instant, peu de formats concurrents existent. Microsoft travaille sur XPS (XML Paper Specification), un format pour la publication de documents sur le Web qui lorgne sur les terres du PDF. Cela dit, XPS est avant tout destiné aux plates-formes de l'éditeur. En outre, il ne sera pas disponible avant l'arrivée de Microsoft Vista (prochain système d'exploitation Windows) et Office 2007.

Note : de nombreuses solutions existent également du côté des logiciels libres (parmi celles-ci, on peut citer PDFCreator ou encore la suite bureautique libre OpenOffice).


Quelques outils additionnels

Convertir du PDF vers un autre format

Le PDF est avant tout un format destiné à la consultation. Depuis un simple outil de visualisation, l'utilisateur ne peut ni modifier la mise en page ni manipuler les données de manière aisée. Pour ces raisons, il peut parfois être utile de passer par un autre format, comme MS Word, MS Excel, Html... Rares sont les éditeurs à proposer ces fonctions. Parmi eux, on peut citer Scansoft, Micro Application (Convertisseur PDF vers Word), VoyagerSoft (Solid Converter PDF), ou encore Abbyy PDF Transformer et Intelligent Converters PDF to Word, distribués par Avanquest.

Des PDF prêts à être envoyés

Plusieurs logiciels permettent d'associer facilement des fichiers PDF à des courriels. Les solutions PDFMail Pack Server et PDFMail Express de RTE Software ciblent avant tout ce type d'utilisation : les fichiers PDF générés sont immédiatement intégrés dans des messages électroniques prêts à être envoyés. L'éditeur dispose d'une solution équivalent pour les environnements Citrix / TSE.

Intégrer des images en trois dimensions

Adobe a récemment sorti Acrobat 3D, logiciel permettant d'intégrer des images en trois dimensions issues des outils de CAO (Conception Assistée par Ordinateur) dans des fichiers PDF. Les images incluses dans le PDF restent manipulables.

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