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VIACOM OUTDOOR conçoit l'impression comme un service

Pour augmenter les capacités de son parc d'imprimantes et en réduire les coûts, l'afficheur Viacom Outdoor a opté pour des équipements multifonctions suivis par leur fournisseur.

Gérer des imprimantes, ce n'est pas notre métier ». Au moment de renouveler un parc d'impression en fin de vie, Philippe Compigne, directeur de l'organisation et des systèmes d'information de l'afficheur Viacom Outdoor, décide de sous-traiter l'entretien de son nouveau parc. « Depuis cinq ans déjà, notre système d'information fonctionne en info gérance, hébergé à l'extérieur de l'entreprise, précise-t-il. Nous avons voulu étendre ce mode de prise en charge aux périphériques ».
L'entreprise lance alors un appel d'offres de services incluant la reprise de l'ancien matériel deux cent cinquante imprimantes et quelque soixante photocopieurs), l'installation des équipements neufs et leur suivi complet, y compris le remplacement des consommables. Pour l'appel d'offres, le service informatique élabore un solide cahier des charges, établissant les volumes d'impression produits et les objectifs à tenir, déterminant des groupes d'utilisateurs et décrivant les contraintes techniques de l'entreprise ainsi que le type de service recherché. «Pour la maintenance, l'une de nos exigences était de limiter au minimum la durée d'indisponibilité d'une machine dans une agence, » indique Philippe Compigne. Au nombre des fonctions requises figurent l'impression couleur et la numérisation des documents, nécessaire pour les contrats de baux liés aux emplacements d'affichage. « Nous comptions aussi profiter du renouvellement du parc pour réduire notre facture d'impression », ajoute le directeur des systèmes d'information. L'entreprise évalue un coût moyen par page, en incluant l'amortissement des imprimantes, le prix des consommables et la location des photocopieuses. A consommation égale, elle vise 20 % d'économie. En remplaçant les périphériques individuels par des modèles départementaux qui amènent le personnel à se déplacer pour aller chercher les pages imprimées, la baisse de l'utilisation peut même porter à 30 % la réduction globale des coûts. « C'était sans compter l'attrait pour les documents en couleur, » note a posteriori Philippe Compigne. Les propositions soumises par les fournisseurs diffèrent sensiblement les unes des autres. Certaines constituent « un véritable Sicob » avec quinze ou vingt modèles de machines différentes, une pour chaque situation. C'est l'offre de Canon, moins répartie, qui est finalement retenue. « Elle ne comprenait que cinq modèles, mais ils étaient parfaitement calibrés et placés aux bons endroits, » juge Philippe Compigne.

Envoi de copies par courriel

Désormais, il suffit donc de soixante dix-sept équipements multifonctions partagés en réseau pour assurer l'impression, la photocopie, la télécopie, la numérisation et l'envoi de copies par courriel (« scan to e-mail »). Des boîtiers reliés aux multifonctions renseignent sur leur utilisation. Ils permettent aussi à Canon de s'informer sur les interventions à effectuer. Quant aux droits d'usage des utilisateurs, ils sont gérés par le service informatique à partir d'une connexion Internet, chaque imprimante disposant de sa propre adresse Web (URL).« Bientôt, nous administrerons les droits à partir de l'annuaire d'entreprise centralisé, » prévoit Philippe Compigne. Le matériel est en effet compatible avec MS Active Directory, en cours de déploiement. L'annuaire facilitera en outre l'envoi de copies par courriel. Cette fonction est particulièrement appréciée par les utilisateurs, formés par Canon au maniement des périphériques. Certains collaborateurs ont bien rechigné à voir partir leur imprimante personnelle, arguant que leurs éditions étaient confidentielles. Qu'à cela ne tienne. Les multifonctions permettent aussi une impression sécurisée, en associant la sortie des pages à la saisie d'un code sur le matériel.
Ici et là, il reste encore quelques imprimantes, mais elles ne sont plus reliées au réseau et l'achat des cartouches d'encre pour les alimenter n'est plus autorisé. En dressant un rapide bilan, Philippe Compigne évalue pour l'instant à 20 % la baisse réalisée sur les coûts. « Nous espérons par la suite réduire l'usage de la couleur dont le ratio oscille, selon les services, entre 13 et 24 % par rapport aux documents monochromes. »