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Un PGI grandeur nature pour Goëmar

Goëmar est un cas particulier. Cette PME de 150 personnes ne se contente pas d'avoir installé une solution taillée pour de grandes entreprises. Elle a aussi choisi de l'administrer seule.

" je ne comprends pas comment une entreprise comme la nôtre pourrait être performante sans un excellent système d'information. Et je pense qu'un excellent système d'information, c'est forcément un intégré." Pour gérer les laboratoires Goëmar, Olivier Bertaud a vu grand. Tout en calculant au mieux car " notre PME ne peut pas se permettre de perdre de l'argent dans ce genre de projet ". Installée à Saint-Malo, cette entreprise de 150 personnes est spécialisée dans les produits de santé et agricoles à base d'eau de mer et d'extraits d'algues. En 1998, quand Olivier Bertaud rejoint l'entreprise familiale et qu'il se voit confier le remplacement du progiciel de gestion, il choisit, ni plus ni moins, d'installer l'offre de SAP. Pourtant, c'est presque le hasard qui le conduit à cette décision. Car à cette époque, l'éditeur d'origine allemande développe une solution taillée pour des entreprises bien plus grandes que Goëmar.
Avec le responsable informatique, Jacky Bescond, nous avions fait un tour d'horizon très large pour passer en revue les progiciels du marché, relate Olivier Bertaud, aujourd'hui directeur général de la PME. Nous avions pris notre temps, examiné de près des produits de toute taille, une quinzaine environ. Et le seul que nous n'avions pas regardé alors, c'était celui de SAP." Un enchaînement de circonstances l'amène à découvrir R/3 sur un salon et à retenir finalement le produit en octobre 1998. Dès lors, s'engage pour Olivier Bertaud et Jacky Bescond un marathon de plusieurs semaines chez SAP pour acquérir les bases du progiciel intégré. "Nous voulions comprendre ce que le produit était capable de faire. Il était fondamental de maîtriser le sujet." Formés à la gestion, aucun des deux n'est informaticien, même si le premier confie sa passion pour l'informatique. Cette mise en jambe s'avère plus difficile à négocier que prévu. Au centre de formation francilien de SAP, tous les autres stagiaires viennent de très grandes entreprises. Ils se préparent pour des projets de un ou deux ans, en vue d'installer un ou deux modules de SAP R/3, avec de grosses équipes informatiques. Tous, formateurs compris, ouvrent des yeux ronds lorsque les deux collègues annoncent leur intention d'installer tous les modules de SAP en six mois dans leur PME. En dépit des inquiétudes générées par ces réactions, Olivier Bertaud maintient son cap. "Nous nous sommes répartis les sessions de formation : les modules de finances, de contrôle de gestion et d'administration des ventes pour l'un, les achats et la gestion de production pour l'autre." Une fois ce parcours achevé, il faut encore choisir l'intégrateur. "SAP nous avait mis en contact avec une grande SSII dont l'offre de services n'était pas du tout adaptée à la démarche d'une PME. Elle proposait d'envoyer une équipe faire l'état des lieux pendant trois mois, de repartir six mois, puis de revenir avec la solution à installer." Outre son coût, trop élevé, cette proposition ne convenait pas du tout à Goëmar qui entendait maîtriser entièrement son système d'information. "Il était inconcevable de recourir à l'intégrateur à chaque fois qu'un changement devait être effectué." Finalement, SAP présente Inexis, nouvelle structure alors, acquise depuis par Atos. "Ils comprenaient les problèmes des PME. Le courant est passé et je pense que ce fut l'une des clés du succès. Ils ont joué le jeu du transfert de compétences. Aucun paramétrage n'a été fait sans qu'on nous l'explique et que nous le validions."
Goëmar avait prévu de migrer en une seule fois vers le nouveau système, au 31 juillet 1999. Mais l'embauche d'un nouveau chef comptable l'oblige à installer le module de comptabilité en deux mois et à l'interfacer avec l'ancien système. "Ce fut finalement une bonne chose parce que nos comptables ont rapidement intégré SAP. Ils ont fait part de leur satisfaction aux autres utilisateurs qui, à ce moment-là, se méfiaient des changements que le PGI pouvaient entraîner, se souvient le directeur général. Tous ont compris que l'objectif n'était pas de restructurer mais de donner à Goëmar les moyens d'une croissance forte." Olivier Bertaud reconnaît que les capacités du progiciel sont énormes par rapport aux besoins que peut avoir une PME. "Au début, nous avons été effrayés par la complexité apparente du produit." C'est au moment du reporting que les problèmes se posent. Comment exploiter, sans outil standard, la masse d'informations disponible. "Nous avons dû trouver notre chemin dans ces tables multiples pour développer notre reporting nous-mêmes." Goëmar maîtrise aussi en interne l'administration de son PGI, la mise en place des correctifs envoyés régulièrement par l'éditeur et les montées de version. "Cela fait cinq ans que nous le faisons en autonomie presque totale, mis à part nos échanges avec la hotline lors des migrations vers les versions 4.6B et C. Si je pouvais supprimer les 17 % que je paie pour la maintenance, je le ferais immédiatement", conclut le dirigeant.