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Mise en place d'un PGI : un projet à préparer soigneusement

Avant de choisir le progiciel le mieux adapté à son activité, la PME doit identifier ses modes de fonctionnement et répertorier les données à récupérer.

Installer un PGI ne relève pas de la promenade de santé. La PME doit sérieusement préparer son projet, avant même d'examiner tout produit, si elle veut s'assurer d'en conserver la maîtrise. Pour établir son cahier des charges, il lui faut analyser ses modes de fonctionnement et formaliser les points-clés de son activité. Ce peut être, selon les cas, une production à l'affaire ou bien la prépondérance de son service après-vente, ou encore l'obligation de tracer des numéros de série, etc.
La première étape consiste à déterminer les départements de l'entreprise concernés par la mise en place du futur progiciel. L'entreprise identifiera ensuite les différents rôles mis en oeuvre (commercial, responsable administratif, comptable, technicien de maintenance, préparateur de commandes, responsable de l'assistance téléphonique...) et la succession de tâches assumées par chacun d'eux. Il faut également inventorier tous les types de documents qui sortent de l'entreprise. On peut demander à chaque collaborateur de décrire sa fonction, en n'omettant pas les opérations exceptionnelles qu'il peut lui arriver d'effectuer, et d'indiquer les outils qui lui manquent. Les points de jonction et d'échanges d'informations entre chaque rôle doivent être mis en évidence.
Lors de l'analyse des progiciels sélectionnés, la PME pourra alors s'assurer de l'existence des fonctions qui lui sont indispensables. Attention, il peut arriver que certaines fonctions, présentées lors des démonstrations, ne soient pas fournies en standard : par exemple, celles qui permettent d'éditer des rapports de données ou de coupler la téléphonie et l'informatique (CTI). S'il s'agit d'outils additionnels résultant de partenariats, leur coût viendra s'ajouter au prix de base de la licence.

Adapter le progiciel ou son organisation

Lors des démonstrations, la PME pourra aussi juger de l'adéquation entre les processus déroulés dans les produits et les rôles qu'elle a identifiés en interne. Si ces derniers ne correspondent pas, elle devra peut-être revoir son organisation et modifier quelques-uns de ses processus. Attention alors à la résistance au changement de certains collaborateurs. C'est l'un des principaux écueils rencontrés dans les projets de PGI, un point sensible à ne jamais sous-estimer, au même titre que la formation des utilisateurs qui peut représenter jusqu'au tiers du budget total. Généralement, les deux autres tiers de la facture sont respectivement consacrés à l'achat des licences et aux dépenses de services pour la mise en oeuvre du progiciel (paramétrage et déploiement). A noter qu'il est prudent de réserver une partie du budget services à des dépenses imprévues d'ajustement.
Pour éviter de changer sa façon de travailler, la PME peut envisager quelques développements spécifiques afin d'adapter le logiciel aux habitudes maison. Elle s'expose alors à d'autres inconvénients : une rallonge budgétaire et d'éventuels problèmes de migration lors d'une future évolution du PGI proposée par l'éditeur.
Une autre étape importante du projet consiste à répertorier l'ensemble des données qu'il sera nécessaire de récupérer. Outre celles gérées dans le système de gestion à remplacer, les données peuvent être dispersées dans plusieurs autres logiciels, y compris dans des fichiers MS Excel ou dans des applications maison développées avec MS Access. La reprise de cet existant dans le futur progiciel peut s'avérer délicate : perte d'informations, génération de doublons...

Avec ou sans assistance externe

Lors de ces étapes de préparation, la PME peut souhaiter le concours d'un consultant indépendant ou encore de son partenaire informatique habituel. De même, pour sélectionner le produit le mieux adapté à son budget, à son activité et à ses capacités de déploiement, une assistance peut être bienvenue. Quoi que l'entreprise décide, il semble prudent d'examiner un nombre suffisant de produits. De même, il convient de constituer en interne, un comité de pilotage qui réunira un utilisateur-clé par service autour de l'équipe dirigeante et du chef de projet.
Pour essayer de déterminer le produit le mieux adapté aux besoins de l'entreprise, un premier contact auprès d'une dizaine d'éditeurs (éventuellement moins) permettra d'en retenir cinq ou six sur des critères tels que le prix de la licence, les réponses fournies autour des fonctions indispensables, la réactivité et la proximité du revendeur/intégrateur. L'idéal est ensuite de pouvoir obtenir de ce dernier une démonstration réalisée avec un échantillon des données de la PME.
Avant d'effectuer le choix final, il faudra s'assurer des ressources que le partenaire choisi pourra mettre à la disposition de l'entreprise. Et, pourquoi pas, de lui demander un engagement de résultat dans un délai et un budget fixés. Si l'intégrateur accepte, il demandera probablement en contrepartie que le client s'engage lui aussi dans les limites d'un périmètre donné. L'équipe de pilotage ne pourra pas donc, en cours de route, modifier les demandes de départ (ajouter un module fonctionnel par exemple) tout en conservant les mêmes délais et le même budget de déploiement.