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Maîtriser sa chaîne de gestion de bout en bout

Le progiciel de gestion intégré descend dans les PME après avoir fait ses armes dans la grande entreprise. Il existe des solutions adaptées à leur budget et à leurs ressources informatiques, que l'entreprise compte trois cents personnes ou moins d'une centaine.

Depuis plusieurs années déjà, les progiciels de gestion intégrés (PGI) ne sont plus réservés aux grandes entreprises. Les PME disposent d'un large choix de solutions adaptées à leur capacité d'investissement et pouvant s'installer rapidement (en deux ou trois mois pour les exemples les plus courts). En dépit de cette mise à l'échelle, un projet de PGI reste un défi à relever pour la PME puisque l'outil s'infiltre au coeur de son organisation quotidienne.
En 2006, un peu plus de 1 100 PME françaises ont prévu d'acquérir un de ces progiciels intégrés, pour gérer leurs activités comptables, administratives, commerciales ou de production. Ces prévisions résultent d'une enquête menée en janvier dernier par le cabinet d'études IDC France sur un échantillon de 300 PME, parmi les 14 290 entreprises françaises de 100 à 2 000 salariés (*).
Le champ fonctionnel d'un PGI couvre la quasi-totalité des domaines qu'une entreprise doit gérer : finances, achats, ventes, logistique, paie, ressources humaines, projets, relations avec les clients et les fournisseurs, service après-vente et, même, pour les plus complets, gestion du cycle de vie des produits. Les PGI sont souvent désignés, par ceux qui les fournissent ou les utilisent, sous leur dénomination anglo-saxonne d'ERP (Enterprise Resources Planning, planification des ressources de l'entreprise). Cet acronyme illustre la capacité de l'application à prendre en compte l'ensemble des moyens dont dispose une entreprise.

Une seule source de données

La vocation du PGI consiste à exploiter les différentes briques qui le composent à partir de la même base de données et à dérouler entre ces briques des processus métiers transversaux. En mode intégré, toute donnée saisie dans l'un des modules est accessible en temps réel à partir de tout autre module susceptible d'exploiter cette information dans le déroulement du processus.
Dans le cas d'une entreprise de distribution, par exemple, le devis élaboré par l'équipe commerciale se transformera, après approbation, en un bon de commande récupéré par l'administration des ventes afin d'établir la facture à adresser au client. Dans le même temps, le service logistique pourra éditer le bon de préparation afin d'expédier la commande. A réception du règlement, le paiement sera validé par la comptabilité. Et l'enchaînement de ces tâches va s'effectuer sans aucune ressaisie de données. Ce faisant, le PGI permet à tous les départements et collaborateurs d'une entreprise de travailler autour de références communes (même façon de consigner les noms de clients et de fournisseurs, numéros d'identification uniques, etc.). Il n'y a qu'une source d'information et chacun est sûr de se référer aux mêmes données. De même, on peut naturellement suivre la trace de chaque information saisie.

Une PME sur deux possède déjà un PGI

Pour une partie des 1 100 projets annoncés par IDC, le PGI flambant neuf viendra remplacer un système de gestion vieillissant, constitué parfois d'un assemblage de plusieurs logiciels. Mais, le plus souvent, il succédera à un autre progiciel intégré puisque près de la moitié des PME en possède déjà un, à l'instar des grandes entreprises qui, de leur côté, en sont toutes équipées depuis plusieurs années.
« Nous considérons qu'une entreprise est équipée d'un PGI dès lors qu'elle exploite au moins deux grands modules fonctionnels acquis auprès d'un éditeur ayant effectivement développé une solution de gestion intégrée (NDLR : voir tableau page 10), précise Alain Pétrissans, directeur études et conseil du pôle logiciels, services et infrastructure d'IDC France. La comptabilité et la paie, par exemple, ou encore la gestion commerciale et la gestion de production. »
Par la suite, la PME peut étendre son application en ajoutant d'autres briques proposées par l'éditeur du PGI, celles-ci venant s'intégrer avec celles déjà en place.

La profondeur fonctionnelle défie l'intégration

IDC note que le choix d'un progiciel intégré se fait, de plus en plus, au détriment des logiciels indépendants, spécialisés sur un domaine : la comptabilité, la gestion commerciale, le suivi de la production...
Longtemps, les deux options se sont opposées. le PGI, généraliste, couvre un ensemble de besoins plus large, mais sa richesse fonctionnelle est souvent moins approfondie que celle d'un logiciel indépendant plus ciblé.
En matière de gestion commerciale, par exemple, le logiciel spécialisé sera préféré s'il couvre les besoins d'un métier aux exigences spécifiques : l'agro-alimentaire ou le commerce de détail. Mais à l'inverse du PGI, il fonctionne de façon indépendante. Pour qu'il puisse échanger ses données avec les autres applications de l'entreprise, il faut lui développer des passerelles de communication, ce qui peut générer un surcoût non négligeable. L'import et l'export de données entre logiciels se fera ensuite, au choix de l'entreprise, plusieurs fois par jour ou moins souvent.

Partenariats entre éditeurs

Malgré cet inconvénient, certaines PME restent fidèles à ces logiciels spécialisés (que les anglo-saxons appellent « Best of Breed », que l'on peut traduire par « les meilleurs dans leur catégorie »). C'est d'autant plus vrai lorsque la communication en temps réel entre les outils n'est pas cruciale. On peut, par exemple, se contenter d'un échange différé entre une gestion de production et une comptabilité.
Il existe ainsi de nombreux logiciels adaptés à un domaine d'activité. Leurs éditeurs se sont souvent focalisés sur les fonctions de gestion commerciale qui permettent de gérer tous les processus d'achat et de vente. Pour la comptabilité, la paie et l'administration du personnel, en revanche, ces spécialistes s'en remettent souvent aux logiciels d'éditeurs plus généralistes, comme Sage, avec lesquels ils interfacent alors leurs applications (voir encadré).
Les fournisseurs de PGI ont eux aussi identifiés les exigences métiers des PME. Ils ont tous à coeur de compléter leurs catalogues dans ce sens en nouant des partenariats avec des éditeurs ayant développé des compétences métiers spécifiques, qu'ils proposent d'adosser à leur PGI.