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Gestion de documents

Maileva propose une solution d'archivage externalisée

Filiale de La Poste, Maileva s'est d'abord chargée d'envoyer sous enveloppe les courriers électroniques que lui confiaient les entreprises. Elle a ensuite proposé d'archiver ces courriers avec la solution Archivea Duo. Désormais, avec l'offre Archivea Solo, qui s'adresse notamment aux PME et TPE, Maileva étend ces possibilités d'archivage externalisé à tout type de documents électroniques : courriels, mais aussi images, graphiques, tableaux, documents numérisés et même, les fichiers issus d'une application informatique.

Conservation légale

En fournissant un service d'archivage sécurisé et de longue durée, tout en libérant la PME du coût d'installation d'une solution en interne, Maileva cherche ici à apporter une réponse aux procédures de conservation légale associées aux documents administratifs et fiscaux. Les factures et les bons de commande doivent par exemple être gardées pendant dix ans et les déclarations d'impôts et de taxes, pendant trois ans.

La recherche des informations ainsi conservées se fait de deux façons : par un classement multicritère ou à l'aide d'un moteur de recherche en plein texte (full text), c'est-à-dire à partir d'un mot contenu dans le fichier. Les documents sont récupérés dans leur état d'origine.
Outre un accès permanent aux archives (24 h/24 et 7 j/7) pour les consulter ou les télécharger, Maileva Solo prévoit la possibilité de récupérer des documents sur CD-Rom.

Le prix du service Archivea Solo dépend de la taille du document archivé et de la durée de sa conservation. Il en coûtera par exemple 0,11 € HT pour un document de 200 Ko archivé pendant un an.