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L'étude de maître Érémié dématérialise ses documents

Depuis bientôt quatre ans, un office d'huissiers situé dans l'Oise a mis en place un système de gestion électronique pour ses documents de travail. Gain de temps et confort de travail sont au rendez-vous.

« Gérer des documents sous forme électronique permet de les centraliser au sein d'un seul dossier toujours bien classé », pointe Maître Érémié, huissier de justice, à la tête d'une étude rassemblant une dizaine de salariés et deux huissiers associés. Depuis août 2002, l'office a déployé une solution de gestion électronique des documents (GED) afin d'optimiser le traitement des dossiers. L'idée de ce projet est venue d'une visite dans les locaux de l'URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales), durant laquelle le dirigeant découvre la solution de Docubase. Rapidement, décision est prise d'équiper l'office avec un système équivalent. L'entreprise choisit de mettre en place Docubase Entreprise 6.
« Notre métier se prête particulièrement bien à l'informatisation des documents. Entre 70 et 80% des pièces sont constituées d'une seule page au format A4, une taille bien adaptée à la visualisation sur écran », explique l'huissier de justice. Au lancement du projet, la société a choisi de ne pas reprendre les dossiers papiers existants pour les convertir en documents électroniques. En revanche, dès août 2002, toutes les pièces reçues et générées par l'office ont été intégrées dans l'application de GED.

Un classement une fois pour toutes

Ces documents sont d'abord référencés par un utilisateur dans un tableau MS Word comportant trois champs d'indexation : numéro du dossier, expéditeur et libellé décrivant le contenu. Des raccourcis sous forme de codes numériques permettent de saisir plus rapidement ces indications. Une fois ce tableau rempli, il sert à générer des pages intercalaires comportant des codes à barre, ces pages étant utilisées pour l'indexation des documents. Chaque pièce papier est alors numérisée avec la page d'index correspondante. « Un scanner performant est indispensable », affirme le dirigeant. Il faut pouvoir numériser rapidement des piles de feuilles sans sauter de page, de manière à garantir l'intégrité des documents et de l'indexation associée. Grâce à un lien avec la base métier de la société, l'application de GED complète elle-même l'indexation, indiquant par exemple les noms des autres parties associées à la procédure, le numéro du service ou le gestionnaire responsable du dossier. Une personne est chargée des opérations de numérisation et d'archivage. Celles-ci demandent environ 1h30 à 2h par jour, pour un volume de 200 à 300 documents quotidiens. Une fois ces tâches effectuées, les documents sont classés et indexés de manière définitive.

De nombreux bénéfices

Parmi les avantages les plus évidents, le gain de temps résultant d'un accès direct aux dossiers : plus besoin de sortir et de ranger les dossiers papier ou de reclasser sans cesse les pièces. « Plusieurs collaborateurs peuvent maintenant consulter simultanément les mêmes documents, sans avoir à faire des aller-retour à la photocopieuse ou d'un bureau à l'autre », fait remarquer Maître Érémié. « La GED a permis de supprimer les tâches répétitives de classement et de reproduction», ajoute-t-il.
Le projet a aussi fait gagner de la place dans les locaux de la société. Auparavant, les dossiers papiers étaient rangés dans des meubles situés près des bureaux pour rester à portée de main. Aujourd'hui, dès que les pièces originales ne sont plus directement nécessaires, elles sont archivées dans un local réservé à cet usage. Le mobilier de rangement a pu être réduit au strict minimum, permettant de bénéficier d'espace supplémentaire pour installer des postes de travail. Autre avantage, les gestionnaires ne sont plus attachés physiquement à un bureau, en cas de panne informatique ou de poste partagé, ils peuvent aisément consulter les dossiers sur lesquels ils travaillent depuis un autre poste.

Une démarche structurante et fédératrice

«Un classement unique, standardisé et explicite permet d'accéder directement à l'ensemble des documents d'un dossier et de retrouver rapidement les informations. La rigueur inhérente à la GED est un facteur très structurant pour une entreprise», souligne le dirigeant. L'accès instantané aux dossiers facilite le travail au quotidien des utilisateurs, améliorant leurs relations avec les clients. « Si l'un d'entre eux appelle pour obtenir un renseignement sur son affaire, n'importe quel gestionnaire peut prendre en un coup d'oeil connaissance du dossier et lui fournir immédiatement les informations demandées », illustre ainsi l'huissier de justice. « En huit jours d'exploitation, tous les gestionnaires étaient convaincus de l'intérêt de la GED », poursuit-il. « Aucun collaborateur ne concevrait aujourd'hui le retour à un traitement sur papier des dossiers. Ce serait ressenti comme une véritable régression ».
Dans cette entreprise ne possédant pas de responsable informatique, la motivation et l'engagement de la direction ont été essentiels pour mener à bien le projet. « On ne peut pas demander aux collaborateurs d'être plus productifs sans leur fournir des outils qui permettent de réduire les contraintes », conclut le dirigeant.

Pour en savoir plus :

Docubase propose une offre d'entrée comprenant un scanner de production Kodak i40, un serveur à processeur Intel sous Microsoft Windows 2003 Server, une licence Docubase GED pour l'acquisition, la gestion et la consultation de documents et de dossiers électroniques, ainsi que des prestations pour accompagner la mise en place, le tout pour 19 900 € HT.
www.docubase.com

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