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Codechamp archive ses dossiers techniques

En archivant ses documents techniques et commerciaux, Codechamp s'affranchit de vingt-cinq années d'archives sur papier et facilite l'accès aux dossiers en cours.

Vingt-cinq années de caractéristiques techniques à archiver. Pour Codechamp, concepteur et fabricant de codeurs optiques, il est impératif de conserver l'historique des produits développés. « Nous travaillons principalement sur cahier des charges, explique Corinne Monmaneix, PDG de cette entreprise de 48 salariés installée dans la Creuse. Les instruments de mesure que nous concevons ont des applications dans les domaines militaire, spatial ou industriel, et chaque produit est spécifique. »
Si ses clients le lui demandent, Codechamp doit retrouver des caractéristiques remontant à plus de vingt ans. Jusqu'en 2002, celles-ci se trouvaient dans des dossiers papier dont la diversité autant que l'encombrement imposait la mise en place d'une gestion documentaire. « En plus de la capacité à récupérer vite les données, l'un de nos objectifs était d'éliminer le papier, » précise la dirigeante. Au quotidien, l'outil doit aussi permettre de consulter les documents en cours d'exploitation et de les partager.
Codechamp retient le logiciel Documind, fourni par Novadys. Un travail d'audit et de conseil est mené par l'éditeur auprès des collaborateurs pour évaluer le type d'informations traitées et le volume qu'elles représentent, puis, dans un second temps, pour les organiser dans les bases d'archives. Le logiciel intègre des outils de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui restituent sous forme de textes les documents papiers numérisées, ainsi que des fonctions de recherche sur mots clés et en plein texte.
« Nous ne voulions pas cloisonner le classement de nos documents car nous aurions eu des difficultés pour les retrouver, relate Corinne Monmaneix. Les différentes pièces sont simplement réparties en cinq grands dossiers selon qu'elles concernent les clients, les spécifications du produit, le processus industriel, la qualité ou le service après-vente (SAV). Nous les retrouvons aisément à partir de mots clés. »

Des accès sélectifs

Sous forme de documents numérisés, mais aussi de fichiers bureautiques (Word, Excel...) et de courriels, le dossier client regroupe les propositions commerciales, bons de commande, courriers, dossiers techniques d'achat, contrats, qualifications et revues d'offres. Il est géré par le service commercial, de même que le dossier SAV qui consigne les retours de produits.
Les caractéristiques, gérées par le bureau d'études, recèlent le cahier des charges du codeur. Dans le dossier industriel, suivi par le service technique, figurent les documents sur la définition du produit, sa fabrication et son contrôle, la spécification d'approvisionnement, l'outillage et les modifications éventuelles. Enfin, le dossier Qualité, géré par le service du même nom, comprend les procès verbaux de contrôle, les fiches d'anomalie, les demandes de dérogation, les non-conformités et les bons de livraison.
Chaque catégorie d'utilisateurs accède aux documents en fonction des droits qui lui ont été accordés. « Le service commercial ne consulte pas les spécifications techniques qui sortent de sa sphère de compétences, de même que les techniciens n'accèdent pas aux conditions commerciales accordées aux clients », cite en exemple Corinne Monmaneix.

Archiver au fil de l'eau

Trois ans après la mise en place de Documind, c'est le service qualité qui l'utilise le plus assidûment. Par nature, sa mission le conduit à classer les informations de façon rigoureuse et à conserver l'historique des démarches effectuées. D'autres équipes ont un usage moins régulier de l'application, la considérant surtout comme une solution d'archivage. « Or, il s'agit bien d'un outil de travail quotidien, » confirme Corinne Monmaneix. Elle cite l'exemple de la directrice commerciale de Codechamp qui, à l'extérieur de l'entreprise, accède au logiciel par le Web (les autres utilisateurs travaillent en mode client-serveur).
Faute de temps, les archives papiers n'ont pas encore été numérisées dans leur totalité. « Mais désormais, nous enregistrons les documents des clients au fur et à mesure avec l'objectif d'entrer le plus d'informations possibles dans notre gestion documentaire. » Un réflexe acquis facilement par les collaborateurs nouvellement embauchés.

Illustration Crédit Photo : Laurent Yeghicheyan
La mise en place d'une gestion documentaire par Codechamp, fabricant de codeurs numériques, vise notamment à débarrasser les bureaux et armoires des dossiers papier.