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Documents électroniques

La dématérialisation des factures va progresser aussi en PME

La moitié des PME de moins de 250 salariés pourrait avoir mis en place la dématérialisation de leurs factures d'ici un an, selon le cabinet d'études Markess International. En traitant sous un format électronique ces documents papier, on parvient à réduire sensiblement le coût de leur prise en charge.

D'ici 2008, la moitié des entreprises de moins de 249 salariés devrait recourir à la dématérialisation des factures alors que les structures de plus de 1 000 personnes seront déjà 60 % à le faire. C'est ce qu'estime le cabinet d'études Markess International à la suite d'une étude menée cet été auprès de 200 entreprises. Actuellement, seulement 28 % de l'échantillon interrogé indiquaient travailler de cette façon.

Dématérialiser les factures en les exploitant sous forme de fichiers électroniques permet de réduire sensiblement le temps et le coût de leur traitement. Markess note que l'intérêt des entreprises pour cette procédure varie selon leur activité. Les secteurs les plus en pointe dans ce domaine sont ceux de l'informatique, des télécommunications, de l'industrie, de la distribution, du commerce, de la banque et de l'assurance.

Le cabinet d'études remarque également que les entreprises rattachées à un groupe sautent plus facilement le pas que les indépendantes. Il est évident que la dématérialisation fluidifie et accélère l'échange d'informations entre les filiales leur maison mère. On note aussi que le passage aux documents électroniques est d'autant plus forte si le groupe d'appartenance est étranger.

Evidemment, plus le volume de factures à traiter est important, plus il devient intéressant, voire impérieux, de les convertir en fichiers, au regard des économies et des gains de productivité à réaliser.

Deux façons de dématérialiser

La dématérialisation peut se concrétiser de deux façons. D'une part, elle peut consister à automatiser (en interne ou par l'intermédiaire d'un sous-traitant) la numérisation et la lecture des factures papier (à l'aide de scanners de production et de logiciels de LAD -lecture automatisée de documents). On peut aussi récupérer des fichiers Word ou PDF simples, c'est-à-dire ne comportant pas de signature électronique.
D'autre part, la dématérialisation peut adopter une forme ayant valeur légale sous réserve que soient respectées les modalités imposées par le code général des impôts. Elle se fait dans ce cas sur un mode EDI (échange de données informatisées) ou sous forme de factures avec signature électronique.

Markess constate que les responsables qu'il a interrogés n'ont pas toujours une connaissance précise du niveau de dématérialisation des factures dans leur entreprise. Ceux qui en sont avertis estiment que cela concerne moins de 30 % de l'ensemble de leurs factures, qu'il s'agisse d'une simple numérisation ou d'une dématérialisation au sens fiscal.