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Applications de collaboration

ContactOffice et DocDoku, bureau virtuel et GED en ligne pour les TPE et PME

La facilité d'accès aux applications qu'offre Internet a suscité le développement de multiples solutions bureautiques et de gestion documentaire en ligne, tout spécialement conçues pour les PME et TPE.
Outre les offres proposées à l'échelle internationale par des éditeurs comme Google ou Microsoft, on trouve également de nombreuses solutions mises au point par des éditeurs locaux. ContactOffice, en Belgique, fondé en 1999, et DocDoku, plus récemment créé à Toulouse, en font partie.

ContactOffice propose des outils de communication et de collaboration, accessibles à partir d'un navigateur Web, sur PC, téléphone portable ou assistant numérique (PDA). Les fonctions de messagerie, d'agenda, de carnet d'adresses et de partage de documents de son « bureau virtuel » seraient déjà, selon l'éditeur, exploitées par 350 000 utilisateurs parmi lesquels figurent Mobistar, L'Université de Lyon II ou Sciences Po.
ContactOffice permet aussi de converser en direct (chat) et de créer forums et wikis (rappelons qu'un wiki sert à gérer des contenus Web pouvant être librement modifiés par les internautes).
L'outil a récemment modifié son interface. Celle-ci tire maintenant parti de la technologie Ajax : on peut glisser/déposer messages et documents, effecteur des recherches, redimensionner les fenêtres et accéder à des menus contextuels.
L'abonnement au bureau virtuel de ContactOffice coûte de 5 à 50 euros par mois selon les capacités de stockage et les fonctions choisies.

Partager ses documents en ligne

Fort d'une expérience de chef de projet informatique et de spécialiste du monde Java, les deux fondateurs de la société DocDoku ont voulu, à leur tour, concevoir une solution simple pour gérer et partager des documents en ligne.
Leur application peut s'installer à demeure, sur les serveurs de l'entreprise cliente, ou s'utiliser en ligne, à partir de 49 euros HT par mois pour dix utilisateurs et 1 Go d'espace disque. Une version gratuite est également disponible, mais limitée à 100 Mo d'espace de stockage.

Avec DocDoku, l'utilisateur peut créer son répertoire personnel et rendre certains de ses documents accessibles aux autres utilisateurs dans un espace de travail. Lors de chaque modification de fichier, une trace des versions précédentes est conservée. Des méta-données sont associées aux enregistrements : nom de l'auteur, localisation, version (voir capture d'écran ci-dessus).
DocDoku propose aussi de créer des modèles à utiliser comme formats de référence, par exemple pour les propositions commerciales, pour les documentations techniques, etc. Des workflows permettent enfin d'organiser le traitement d'un document entre plusieurs utilisateurs.
Pour une PME ou une TPE ne disposant pas en interne d'un responsable informatique, rappelons que l'un des intérêt du service hébergé est d'être dispensé de la maintenance matérielle et logicielle et d'être assuré que les sauvegardes de fichiers sont effectuées régulièrement.