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Comprendre

Bien gérer les documents électroniques pour mieux les exploiter

Afin d'optimiser l'usage et la circulation des informations, les solutions de gestion électronique de documents encadrent le cycle de vie des contenus numériques.

La coexistence de documents papier et de fichiers aux formats électroniques multiplie les sources d'information, un bric-à-brac où il est facile de se perdre. A l'instar des documents papier, leurs équivalents électroniques peuvent vite se retrouver empilés dans un coin où personne n'ira jamais les consulter s'ils ne sont pas classés, indexés et sauvegardés de manière à rester accessibles. Retrouver la bonne information rapidement, déterminer quels sont les documents importants et les conserver, partager des fichiers avec ses collègues, éviter les contenus redondants, autant de problématiques qui peuvent se poser dans de tels contextes. Les solutions de gestion électronique de documents (GED) permettent d'y répondre en contrôlant et en automatisant tout ou partie des différentes opérations liées au cycle de vie des informations.

Acquérir les informations

Avant d'organiser les contenus, la première étape consiste à les récupérer. La numérisation grâce à un scanner permet de copier des documents papiers sous des formats électroniques, tandis que la reconnaissance optique de caractères (en anglais, OCR pour Optical Character Recognition) facilite leur exploitation en autorisant notamment des recherches dans le texte. Quand ce type de traitement est mis en place pour gérer des volumes importants de documents, par exemple des factures, on parle alors de dématérialisation.
D'autres outils capturent des contenus numériques déjà existants. Certains vont chercher des fichiers stockés dans des répertoires prédéfinis, d'autres archivent les courriers électroniques et leurs pièces jointes. D'autres encore peuvent viser des contenus spécifiques : rapports issus de logiciels décisionnels, images, photographies...
Enfin, les solutions plutôt haut de gamme englobent la production de documents électroniques : lors de la création d'un nouveau fichier, celui-ci est automatiquement référencé par l'outil de GED. Ces dernières s'appuient généralement sur un moteur supervisant les flux de création et de modification du document (workflow) : les opérations de validation du contenu par des utilisateurs, le suivi des modifications, la mise à jour sont contrôlées par le logiciel de GED.

Qualifier les contenus

Base de toutes les solutions de gestion des documents, l'indexation consiste à associer à un fichier électronique des mots clés décrivant son contenu et des indications caractérisant le document lui-même, comme la date de création ou l'auteur (métadonnées). Plus les contenus à gérer sont nombreux, complexes et variés, plus cette fonction sera importante pour retrouver facilement l'information. La gamme des options proposée est vaste. L'indexation peut être effectuée par les utilisateurs, de manière libre ou à partir d'un corpus de mots clés prédéfinis et hiérachisés (thésaurus). Ce type d'indexation évite que des contenus relatifs à un même sujet soient indexés tantôt avec un mot, tantôt avec un autre (par exemple « voiture », « véhicule » ou « automobile » pour des documents traitant en réalité d'un seul et même sujet). Le logiciel peut également remplir certains champs, notamment les métadonnées, voire analyser le contenu pour en extraire des mots clés. Si l'indexation est bien effectuée, les recherches donnent une majorité de résultats fructueux. En revanche, une mauvaise indexation peut aboutir soit à du bruit, c'est à dire un trop grand nombre de résultats dont beaucoup sont très éloignés de la requête de l'utilisateur, soit à du silence, autrement dit, peu ou pas d'informations alors que des documents pertinents existent bien dans la base.

Assurer la sauvegarde

L'archivage et le stockage peuvent également être prévus par les solutions de GED. Certains s'appuieront sur une base de données ou un serveur de fichiers pour sauvegarder documents et métadonnées associées, d'autres référenceront des contenus qui peuvent être physiquement stockés à des endroits différents. Dès lors que les données sont soumises à des délais légaux de conservation (pièces à valeur juridique notamment), il faut se préoccuper de la durée de vie et de la pérennité du support sur lequel sont conservés les documents (CD-Rom, sauvegarde sur bande, cartouches magnétiques, DVD...). Les problématiques habituelles du stockage se posent également (capacités des supports, fiabilité, redondance des données en cas de problème, possibilité d'accéder rapidement aux données archivées...) Si les contenus archivés sont sensibles, alors la sécurité n'est pas à négliger. Des signatures électroniques offriront par exemple des garanties d'intégrité et d'authenticité sur les documents. Une authentification des utilisateurs et une gestion fine des droits d'accès réduiront quant à elles les risques de vols de données.

Retrouver les documents

L'accès aux documents constitue le point fort des solutions de GED. Il passe par des outils de recherche et de restitution des informations. Du côté des moteurs de recherche, les options proposées sont plus ou moins sophistiquées : recherches dans l'intégralité des textes ou uniquement sur les métadonnées (dates, auteurs, mots clés), combinaison de plusieurs critères (documents publiés sur telle période, concernant tel client,) utilisation d'opérateurs pour trouver des termes contenant telle chaîne de caractères. Au niveau de la restitution, des portails permettent aux utilisateurs de consulter les résultats de leurs recherches et de récupérer les documents originaux. Les solutions de GED se sont rapprochées des portails collaboratifs, beaucoup d'éditeurs parlant aujourd'hui de gestion des contenus d'entreprise (en anglais, ECM pour Enterprise Content Management). Dans ce contexte, des fonctions comme l'envoi de documents par courrier électronique, la création d'espaces documentaires personnalisés ou la mise en place de corpus communs pour des groupes de travail facilitent le partage et la circulation des informations.

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